在公司负责行政工作五年，每年最让我头疼的就是企业年会报名。你可能会说，年会报名有什么难的，公司内部活动，通知一发人就来了。但如果你真的做过，就知道那里面有多少细节要处理。
先说规模。我们公司有600多人，分布在三个城市。年会在总部举办，只能容纳400人，每个城市按比例分配名额。这就意味着不是想来就能来，要报名、要审批、要确认。以前我们用Excel表格，每个城市建一个sheet，分别统计。结果各地HR上报的数据格式不统一，有的用文字有的用勾选，汇总的时候头大如斗。更麻烦的是，报名截止后总有人说"我之前发邮件了但没收到回复"，搞得我两头受气。
去年我们换了易企秀报名小程序，情况完全不同了。
首先，统一了入口。不管哪个城市的员工，都通过同一个链接报名，后台自动汇总。我设置了"姓名""工号""所在城市""部门"等必填字段，还设置了每个城市的名额上限——总部200人、A城市120人、B城市80人。名额满了自动关闭，再也没有人能说"我不知道名额已满"。
其次，自动统计省了很多功夫。报名截止后，我直接导出Excel，格式整齐划一，按城市分类，直接就能用，不需要再做任何整理。以前光整理名单要花半天，现在5分钟搞定。
还有短信提醒功能帮了大忙。年会前三天和前一天各发一次短信提醒，出勤率从往年的75%左右提升到了92%。领导对这个结果非常满意，专门在年会上表扬了我们行政团队的组织工作。
还有一个细节：有些员工年会当天临时有事不能来，以前是发微信通知我，我再手动更新名单；现在我在小程序里设置了"可取消报名"功能，员工自己操作，名额自动释放，不需要我介入，也不会出现名额浪费的情况。
说真的，年会这种全公司级别的活动，报名管理如果出了问题，影响特别大。工具选对了，既省了自己的时间，也给员工留下了好印象。